Vous vendez.
Sophie relance.
Vous êtes commercial·e. Votre métier, c'est gagner et garder des clients. Pas courir après les factures impayées par email, SMS, recommandé.
Relancesby Xqria
Sophie s'occupe de vos relances clients sans jamais perdre patience ni le ton commercial. Email J+5, ferme J+15, SMS J+30, courrier J+45, mise en demeure prête à expédier. Votre DSO baisse, votre trésorerie respire.
Essai non engageant · ~30 secondes · 100 % RGPD
Voici ce que vous verrez chaque jour.
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Vérification automatique · interface administrateur.
Xqria · Multi-tenant isolé · Hébergement France
Aperçu · interface admin Relances by Xqria
Pourquoi c'est non négociable.
DSO moyen PME France : 53 jours (vs 30 jours moyenne UE)
1ère cause de défaillance d'entreprise : trésorerie tendue (Banque de France)
Mise en demeure obligatoire avant toute action judiciaire
Art. 1344 Code civil
Indemnité forfaitaire de recouvrement : 40 € minimum par facture impayée
Art. L441-10 Code de commerce
Cinq choses, automatisées.
- 01Import factures depuis votre logiciel compta
- 02Calendrier de relance personnalisé par profil débiteur
- 03Email + SMS + courrier postal automatique
- 04Génération mises en demeure prêtes à signer
- 05Suivi du recouvrement temps réel + reporting
Trois étapes, jamais plus.
Import factures
L'agent se branche sur votre logiciel compta et identifie les impayés.
Relance graduée
Email rappel (J+5) → email ferme (J+15) → SMS (J+30) → courrier (J+45).
Mise en demeure
Si toujours impayé, mise en demeure générée, prête à être envoyée par LRAR.
Le retard de paiement, première cause de défaillance d'entreprise
Selon la Banque de France, le délai de paiement moyen subi par les PME françaises s'établit à 53 jours, contre 30 jours dans la moyenne européenne. Pire : 14 % des paiements interviennent avec plus de 60 jours de retard sur l'échéance contractuelle. Pour une PME, ce différentiel se traduit directement en besoin en fonds de roulement et en tension de trésorerie. La défaillance d'entreprise, dans 60 % des cas étudiés, n'est pas due à un défaut de carnet de commandes, elle est due au décalage entre encaissements et décaissements.
Les TPE et PME françaises savent qu'elles devraient relancer plus vite. Mais entre la peur de froisser un client important, le manque d'outil dédié, et le temps que prend une relance individuelle bien tournée (15 à 30 minutes), le poste 'recouvrement' reste sous-investi. Une étude Atradius estimait en 2025 que 32 % des PME n'enclenchent leur première relance qu'au bout de 30 jours de retard.
Sophie automatise ce qui devrait l'être tout en préservant la relation commerciale. Email courtois à J+5, ferme à J+15, SMS à J+30, courrier postal à J+45, mise en demeure prête à signer à J+60, chaque cran adapté au profil du débiteur, avec relecture humaine possible avant chaque envoi.
Le cadre juridique du recouvrement amiable
Le délai légal de paiement est fixé à 30 jours à réception de la facture (article L441-10 du Code de commerce), pouvant être étendu à 60 jours fin de mois ou 45 jours fin de mois si négocié contractuellement. Au-delà, le débiteur est en retard de plein droit, sans qu'aucune relance ne soit nécessaire pour faire courir les pénalités.
L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 € par facture impayée, due automatiquement et sans formalité (article L441-10). Les pénalités de retard sont calculées sur le taux d'intérêt légal majoré, ou sur un taux contractuel si stipulé (au minimum trois fois le taux légal). Ces deux montants peuvent être réclamés cumulativement.
La mise en demeure n'est juridiquement obligatoire qu'avant action judiciaire (article 1344 du Code civil). Elle prend la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception, mentionnant explicitement le délai accordé pour payer et les conséquences à défaut. C'est ce courrier qui interrompt la prescription, fait courir les intérêts moratoires, et conditionne l'admissibilité d'une éventuelle requête en injonction de payer auprès du tribunal de commerce.
Comment Sophie pilote vos relances
L'agent se branche sur votre logiciel comptable (Sage, EBP, Pennylane, Quickbooks, Cegid) ou facturation (Tiime, Henrri, Indy, Facture.net) et identifie en continu les factures en retard. Chaque débiteur est profilé selon son historique de paiement : payeur ponctuel, payeur lent habituel, débiteur récurrent, nouveau client. Le calendrier de relance s'adapte automatiquement à ce profil, un payeur ponctuel reçoit une relance plus douce, un débiteur récurrent enchaîne plus vite vers la mise en demeure.
Les canaux sont mixtes et progressifs. Email à J+5 (rappel courtois sur ton commercial, signé du dirigeant ou de la comptabilité), email à J+15 (ton plus ferme, mention des pénalités encourues), SMS à J+30 (court, factuel, avec lien de paiement direct si possible), courrier postal éditorial à J+45 (signé du dirigeant, mention LRAR à venir), mise en demeure formelle prête à expédier en LRAR à J+60.
Vous gardez la main à chaque étape. Avant chaque envoi automatique, l'agent vous propose une fenêtre de 24 heures pour intervenir, annuler, modifier le ton, repousser. Pour les comptes stratégiques (top 10 des clients), Sophie déclenche systématiquement une notification dirigeant avant action, par sécurité commerciale.
L'impact mesuré sur trésorerie et DSO
Sur les déploiements pilotes, le DSO (Days Sales Outstanding) s'est réduit en moyenne de 16 à 22 jours sur le premier trimestre suivant la mise en service. Pour une PME facturant 1,2 M€ annuels, c'est environ 60 000 € de besoin en fonds de roulement libéré sans aucune action commerciale supplémentaire.
Effet souvent inattendu : la qualité de la relation client s'améliore. Les payeurs ponctuels apprécient la régularité des rappels mesurés, les débiteurs récurrents finissent par anticiper et payer mieux. Et le dirigeant cesse d'avoir cette conversation pénible chaque fin de mois avec son comptable sur 'ce qu'il faut relancer'.
Questions fréquentes.
L'agent envoie-t-il automatiquement les emails sans validation ?
Par défaut, vous validez chaque envoi pendant les premières semaines. Une fois la confiance établie, vous pouvez activer le mode automatique avec fenêtre d'intervention de 24 heures avant chaque action. Les comptes top 10 restent toujours en validation manuelle.
Sophie peut-elle gérer le recouvrement contentieux ?
Sophie traite tout le recouvrement amiable jusqu'à la mise en demeure formelle. Au-delà (injonction de payer, assignation au fond), nous orientons vers un avocat partenaire ou un cabinet de recouvrement contentieux, Sophie prépare le dossier complet pour faciliter le passage de relais.
Comment l'agent récupère-t-il le statut de paiement réel ?
Deux mécanismes complémentaires : connexion bancaire DSP2 (Bridge, Powens) pour le rapprochement automatique, et synchronisation horaire avec votre logiciel comptable. Une facture marquée comme payée arrête immédiatement toutes les relances en cours.
Les relances sont-elles personnalisées par client ?
Oui. Chaque message intègre le nom du contact, la référence facture, le montant, l'échéance dépassée, et, pour le ton, s'adapte au profil du débiteur (commercial, ferme, factuel). Vous pouvez auditer chaque message avant l'envoi.
Que se passe-t-il pour les clients à l'étranger ?
Sophie gère le recouvrement amiable pour les débiteurs UE (mise en demeure en français + traduction professionnelle si demandé). Pour les pays hors UE, le passage à un cabinet de recouvrement international est recommandé, la mise en demeure préparée reste utilisable.
L'envoi de courriers postaux est-il géré par l'agent ?
Oui. Sophie s'interface avec un partenaire d'impression et d'expédition postale certifiée (Maileva, Docapost). Les courriers ordinaires partent en J+1, les LRAR en J+2 avec preuve de dépôt et accusé de réception électronique.
Combien de temps avant de voir un effet sur le DSO ?
Sur les déploiements pilotes, le DSO baisse mesurablement dès le deuxième mois. L'effet plein se voit au bout d'un trimestre, le temps que les relances installent une habitude de paiement plus régulière chez les débiteurs récurrents.
Discutons de votre cas.
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