Vous accueillez.
Emma déclare.
Vous êtes responsable RH. Votre métier, c'est accueillir l'humain qui rejoint l'équipe. Pas remplir une DPAE, copier-coller un contrat, suivre des affiliations.
Embaucheby Xqria
Emma s'occupe de tout ce qui touche à l'arrivée d'un nouveau collaborateur. DPAE dans les délais, contrat sur-mesure, affiliation mutuelle/prévoyance, registre du personnel, tout est pré-rempli, vérifié, prêt à signer.
Essai non engageant · ~30 secondes · 100 % RGPD
Voici ce que vous verrez chaque jour.
Cabinet Architecte XYZ
Architecture · 14 salariés · Paris
- Léa Moreau · CDI Architecte juniorSigné
- Marc Tissot · CDD Conducteur travauxÀ valider
- Camille Roux · ApprentissageDPAE envoyée
Vérification automatique · interface administrateur.
Xqria · Multi-tenant isolé · Hébergement France
Aperçu · interface admin Embauche by Xqria
Pourquoi c'est non négociable.
DPAE obligatoire dans les 8 jours avant l'embauche
Art. R1221-2 Code du travail
Affiliation mutuelle / prévoyance obligatoire pour tous les salariés depuis 2016
Registre unique du personnel obligatoire, amende 750 € par omission
Art. L1221-13
Manquements répétés : jusqu'à 5 000 € d'amende et qualification de travail dissimulé
Cinq choses, automatisées.
- 01Pré-remplissage DPAE depuis SIREN + identité salarié
- 02Génération du contrat (CDI, CDD, apprentissage, alternance)
- 03Affiliation automatique mutuelle, prévoyance, retraite
- 04Mise à jour du registre unique du personnel
- 05Onboarding admin du nouveau salarié (livret, accès, équipements)
Trois étapes, jamais plus.
Saisie minimale
Vous renseignez nom, dates, poste, salaire. L'agent récupère le reste.
Génération automatique
DPAE, contrat, affiliations, registre, tout est pré-rempli et conforme.
Signature & archivage
Signature électronique légale, archivage 10 ans à valeur probante.
Pourquoi l'embauche reste un goulot d'étranglement
Embaucher en France, c'est bien plus que signer un contrat. C'est une chaîne de sept obligations administratives à exécuter dans un ordre strict, dans des délais opposables, avec des sanctions financières à chaque maillon manqué. Une TPE qui recrute deux ou trois personnes par an y consacre en moyenne une journée pleine de dirigeant à chaque embauche, et c'est avant la phase de paie.
La cause profonde n'est pas la complexité d'un acte isolé : c'est la coordination entre acteurs. URSSAF pour la DPAE, mutuelle santé obligatoire, prévoyance, caisse de retraite complémentaire, registre unique du personnel, médecine du travail, déclarations préalables à l'embauche pour les CDD, traitement spécifique pour les apprentis et les alternants. Chaque source a son format, son interlocuteur, son délai.
Le résultat : un dirigeant de PME perd 6 à 8 heures par embauche en saisie ressaisie, vérifications croisées, courriers, relances. Multiplié par dix recrutements annuels, c'est un mois de travail dirigeant uniquement consacré à l'administratif d'embauche. Emma reprend cette chaîne complète et la ramène à trente minutes de validation humaine.
Le cadre légal de l'embauche en France
La DPAE (Déclaration Préalable À l'Embauche) est le pivot du dispositif. Inscrite à l'article R1221-2 du Code du travail, elle doit être transmise à l'URSSAF dans les huit jours qui précèdent la prise de poste, et au plus tard dans les instants qui la précèdent. Une DPAE manquante ou tardive expose l'employeur à une amende de 1 158 € par salarié non déclaré, et surtout à la qualification de travail dissimulé en cas de récidive (article L8221-1), passible de trois ans de prison et 45 000 € d'amende pour le dirigeant.
L'affiliation à une mutuelle santé collective est obligatoire depuis le 1er janvier 2016 pour tous les salariés du secteur privé (loi ANI). L'employeur prend en charge au minimum 50 % de la cotisation. La prévoyance cadre s'ajoute pour les statuts cadres (1,50 % de la tranche A, à charge intégrale de l'employeur, article 7 de la convention collective nationale du 14 mars 1947).
Le registre unique du personnel (article L1221-13) doit être tenu à jour pour chaque entrée et sortie de salarié, conservé cinq ans après le départ. Un manquement constaté lors d'un contrôle de l'inspection du travail entraîne 750 € d'amende par salarié non inscrit. La médecine du travail doit être saisie dans les huit jours de la prise de poste pour la visite d'information et de prévention.
Comment Emma opère, étape par étape
L'agent démarre sur trois informations minimales : nom du salarié, poste, date de prise de fonction. À partir du SIREN de l'entreprise, Emma récupère automatiquement la convention collective applicable, l'OPCO de rattachement, l'organisme de prévoyance et de mutuelle déjà sélectionné, et le profil de cotisation URSSAF.
La DPAE est ensuite préparée et transmise via l'API officielle de net-entreprises.fr. Le contrat de travail est généré à partir d'une bibliothèque de modèles juridiquement validés (CDI, CDD avec motif réglementaire, contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation), automatiquement adapté à la convention collective de l'entreprise. Toutes les clauses obligatoires y figurent : période d'essai conforme à la convention, durée du travail, classification, rémunération brute mensuelle.
Les affiliations mutuelle et prévoyance sont déclenchées en parallèle vers les portails partenaires. Le registre unique du personnel est mis à jour automatiquement. La saisine de la médecine du travail est programmée dans les délais. Vous validez l'ensemble en une fois depuis l'interface, signez électroniquement le contrat, et tout part de manière coordonnée.
Ce que vous gagnez réellement
Sur une moyenne mesurée chez nos clients pilotes, le temps de traitement par embauche passe de 6h30 à 32 minutes, une réduction de 92 %. Plus important : zéro DPAE en retard depuis la mise en production, zéro ligne manquante au registre unique, zéro affiliation mutuelle oubliée. Le coût de pénalité évité couvre l'abonnement annuel dès la deuxième embauche.
Au-delà du gain de temps, c'est la sérénité juridique du dirigeant qui change. En cas de contrôle URSSAF ou inspection du travail, le dossier est intégralement traçable : horodatage de chaque transmission, archivage légal des accusés de réception, registre conforme à valeur probante.
Questions fréquentes.
À partir de quel effectif l'agent Embauche est-il pertinent ?
Dès la première embauche. Une TPE qui recrute deux à trois personnes par an récupère déjà une journée complète de dirigeant chaque année. À partir de cinq embauches annuelles, le retour sur investissement dépasse largement l'abonnement.
Emma gère-t-elle les CDD et les contrats d'apprentissage ?
Oui. Emma génère CDI, CDD (avec saisie du motif réglementaire validé Art. L1242-2), contrats d'apprentissage et contrats de professionnalisation. Chaque type est adapté automatiquement à la convention collective applicable.
Que se passe-t-il en cas d'échec de transmission DPAE ?
L'API net-entreprises retourne un accusé de réception en moins de 30 secondes. En cas d'erreur (SIRET incohérent, NIR invalide), Emma alerte immédiatement, propose la correction et retransmet, vous gardez la traçabilité de la première tentative pour prouver votre bonne foi.
Le contrat généré est-il juridiquement valable ?
Les modèles sont audités par cabinet d'avocats en droit social, avec mise à jour à chaque évolution de votre convention collective. La signature électronique est conforme eIDAS niveau avancé, recevable en justice prud'homale et URSSAF.
Comment l'agent connaît-il ma convention collective ?
À partir de votre SIREN, Emma interroge la base SIRENE de l'INSEE pour récupérer le code APE et déduit la convention collective de rattachement. Vous pouvez la vérifier et la corriger lors du paramétrage initial, une fois validée, elle est mémorisée pour toutes les embauches futures.
Mes données salariées restent-elles en France ?
Oui. Tout est hébergé chez Scaleway en France, sans transit hors UE. Les modèles d'IA utilisés (Claude d'Anthropic) sont consultés via l'API européenne sans entraînement sur vos données, clauses contractuelles types validées CNIL.
Est-ce que l'agent remplace mon comptable ou mon expert-paie ?
Non. Emma traite l'administratif d'embauche en amont du bulletin de paie. Vos données sont ensuite poussées vers votre logiciel de paie (Sage, Cegid, PayFit, Lucca) via connecteur, où votre expert-paie reprend la main.
Discutons de votre cas.
30 minutes en visio, on audit votre process actuel, on chiffre l'agent Embauche pour votre structure. Gratuit, sans engagement.