Vous arbitrez.
Élise répartit.
Vous managez une équipe. Votre métier, c'est arbitrer entre projets, personnes, capacités. Pas tenir un Excel des congés et des charges avec dix versions.
Plan de chargeby Xqria
Élise vous donne la vision lisible de qui fait quoi quand. Plan de charge équipe par projet, congés intégrés, surcharges alertées en amont. Vous ne réservez plus de temps que vous n'avez pas, et vous savez quand recruter.
Essai non engageant · ~30 secondes · 100 % RGPD
Voici ce que vous verrez chaque jour.
Cabinet Architecte XYZ
Architecture · 14 salariés · Paris
- Léa Moreau · 105 % S20Surcharge
- Marc Tissot · 95 % S20Saturé
- Camille Roux · 70 % S20Disponible
Vérification automatique · interface administrateur.
Xqria · Multi-tenant isolé · Hébergement France
Aperçu · interface admin Plan de charge by Xqria
Pourquoi c'est non négociable.
Le sur-engagement est la première cause de retard projet en agence et conseil
Wellingtone 2024
60 % des PME calculent leur plan de charge sur Excel, mis à jour ad hoc
Une suralllocation chronique → +35 % de turnover sur 18 mois
Gallup
Coût d'un recrutement non anticipé : 6 à 9 mois de productivité perdue
Cinq choses, automatisées.
- 01Connexion à vos outils PM (allocations projet)
- 02Connexion à votre paie / SIRH (congés, RTT, jours fériés)
- 03Vue plan de charge par personne, par projet, par semaine
- 04Alertes de surcharge à venir (J+15)
- 05Recommandations d'embauche / sous-traitance basées sur la projection
Trois étapes, jamais plus.
Connexion
Élise synchronise vos outils PM (allocations) et RH (congés, RTT).
Plan de charge
Vue lisible : qui fait quoi quand, qui est dispo, qui est en surcharge.
Alertes & projections
Surcharges détectées en amont, recommandations d'arbitrage chiffrées.
Le plan de charge, deuxième cause de désengagement après les bas salaires
Dans toute organisation qui livre du service (agence, cabinet conseil, ESN, studio créatif), le plan de charge est le sujet qui rend les équipes, et leurs dirigeants, collectivement malheureux. Trop charger, c'est garantir le burn-out d'une partie de l'équipe et le départ silencieux d'une autre. Trop peu charger, c'est saigner la trésorerie et alimenter le sentiment que l'avenir n'est pas sûr. Trouver l'équilibre est un exercice quotidien, et la majorité des PME le pilote encore sur Excel.
L'étude Wellingtone State of Project Management 2024 identifie le sur-engagement chronique comme la première cause de retard projet en agence et conseil, devant la qualité du brief client ou la compétence des équipes. La cause profonde est mécanique : sans visibilité consolidée sur les allocations, les congés, les RTT, les jours fériés, les arrêts maladie, les chefs de projet engagent en aveugle des ressources qui ne sont pas réellement disponibles. La dérive de planning est garantie, et avec elle la dégradation de la marge.
Élise donne enfin la vue lisible que tout dirigeant cherche. L'agent synchronise vos allocations projet (depuis votre outil PM) et vos données RH (depuis votre paie ou SIRH), calcule la charge réelle par personne et par semaine, projette à douze semaines, et alerte sur les surcharges en formation. Vous arbitrez avant que le problème devienne visible, et vous savez quand recruter.
Durée du travail, congés et obligations légales associées
Le plan de charge n'est pas qu'une question opérationnelle, il s'inscrit dans le cadre légal français de la durée du travail. La durée légale est de 35 heures hebdomadaires (article L3121-27 du Code du travail), avec un maximum de 48 heures par semaine sans dépasser 44 heures sur douze semaines consécutives en moyenne. Le sur-engagement systématique d'une équipe au-delà de ces seuils expose l'employeur à des sanctions URSSAF et à des risques prud'homaux importants, y compris en cas de forfait jours, où la jurisprudence a durci les contrôles depuis 2018.
Les conventions collectives ajoutent des contraintes spécifiques. La SYNTEC (syndicat employeur des sociétés de conseil et d'ingénierie), qui couvre la majorité des agences et cabinets conseil français, impose un suivi régulier de la charge effective de travail des salariés en forfait jours, avec un entretien annuel dédié. Sans plan de charge documenté, cet entretien se vide de substance, et l'employeur s'expose à une requalification du forfait jours en heures supplémentaires non payées.
Côté congés, le respect de l'article L3141-12 (cinq semaines minimum, période principale entre le 1er mai et le 31 octobre) impose une planification anticipée. Les RTT, jours fériés mobiles, ponts collectifs et arrêts maladie complètent le tableau. Une PME qui n'intègre pas ces données dans son plan de charge sur-engage de bonne foi des ressources qui ne sont pas là, la dérive est arithmétique, pas opérationnelle.
Comment Élise calcule votre plan de charge
L'agent commence par cartographier vos sources de données. Côté projet : votre outil PM (Asana, Linear, Monday, Notion, Jira) qui contient les allocations par mission, semaine par semaine. Côté RH : votre logiciel de paie ou SIRH (PayFit, Lucca, Sage, Cegid, Silae) qui contient les contrats, les soldes de congés, les RTT, les arrêts maladie, et le calendrier des jours fériés applicables. La première synchronisation prend quelques heures de configuration ; ensuite, tout se met à jour en continu.
Élise calcule pour chaque collaborateur, semaine par semaine sur les douze semaines à venir, un taux de charge réel. La capacité de référence est le temps de travail théorique (35 heures pour un temps plein, prorata pour un temps partiel) moins les congés posés, RTT prévues, jours fériés du calendrier applicable. La charge engagée est la somme des allocations projet sur la période. Le taux de charge est le ratio entre les deux.
Au-dessus de 100 %, c'est une surcharge. Élise distingue la surcharge ponctuelle (une semaine ponctuelle à 110 %, gérable) de la surcharge structurelle (trois semaines consécutives au-dessus de 100 %, signe d'une dérive). Pour chaque surcharge structurelle détectée, l'agent propose un arbitrage chiffré : décaler tel projet de telle durée, sous-traiter tel jalon à telle entreprise (avec coût estimé), ou recruter tel profil sous tel délai.
L'effet sur l'équipe et sur la trésorerie
Sur les déploiements pilotes en cabinet d'architecture et agence design, le taux de surcharge structurelle (trois semaines consécutives au-dessus de 100 %) a chuté de 28 % à 6 % sur les six premiers mois suivant la mise en service. La conséquence directe : moins d'heures sup non payées, moins de fatigue accumulée, et, point que les dirigeants ne mesurent pas spontanément, moins de turnover. Le cabinet pilote a observé une amélioration nette de l'eNPS de douze points en un an.
Bénéfice trésorerie souvent invisible mais réel : les recrutements anticipés (parce que la projection de surcharge est lue six à huit semaines à l'avance) coûtent 30 à 40 % moins cher que les recrutements urgents (où le candidat sait que l'employeur est sous tension et négocie en conséquence).
Questions fréquentes.
Quels outils PM Élise intègre-t-elle pour les allocations ?
Connecteurs natifs : Asana, Linear, Monday, Notion, Jira, ClickUp, Wrike, Float, Forecast, Resource Guru. Si votre allocation se fait sur Excel ou Google Sheets, l'import via SFTP/Google Drive fonctionne aussi avec une fréquence de synchronisation horaire ou journalière au choix.
Comment Élise récupère-t-elle les congés ?
Connecteurs natifs avec les principaux outils de paie et SIRH français : PayFit, Lucca (Timmi), Sage Paie, Cegid Quadrapaie, Silae, Sapheer, Skello. Si votre cabinet d'expertise comptable gère votre paie sans interface dédiée, l'agent fonctionne via export DSN mensuel ou via un fichier de soldes de congés en CSV.
Que se passe-t-il quand un salarié pose un congé non prévu ?
Élise synchronise les nouveaux congés posés dès leur validation dans votre outil RH. Si la période de congé entraîne une surcharge en cascade (les autres salariés doivent absorber la charge), l'agent détecte la dérive et propose un arbitrage immédiat (décaler un jalon, sous-traiter, etc.).
L'agent gère-t-il le forfait jours ?
Oui, c'est même un cas d'usage particulièrement utile. Pour les salariés en forfait jours (cadres typiquement), Élise calcule la charge en jours travaillés et alerte si la charge dépasse les seuils de la convention collective applicable. Sur SYNTEC notamment, l'agent fournit l'historique de charge réelle qui sert d'élément à l'entretien annuel obligatoire.
Est-ce que la surcharge est forcément un mauvais signal ?
Non. Une surcharge ponctuelle (une semaine à 110 % sur un mois normal) est gérable et fait partie du métier. Élise distingue la surcharge ponctuelle (information) de la surcharge structurelle (alerte avec recommandation d'arbitrage). Vous fixez les seuils par profil, un junior tolère moins de pic qu'un senior expérimenté.
L'agent propose-t-il vraiment des décisions de recrutement ?
Il propose des recommandations chiffrées. Si la projection sur douze semaines montre une surcharge moyenne supérieure à 110 % sur l'équipe, Élise calcule le delta de capacité manquante en ETP, suggère un profil cible (junior / senior / freelance), estime le coût et le délai de mise en place. La décision finale reste évidemment la vôtre.
Élise gère-t-elle les freelances et sous-traitants ?
Oui. Vous pouvez ajouter des ressources externes (freelances, agences partenaires) avec leur capacité hebdomadaire et leur taux journalier. L'agent les intègre au plan de charge globale, et propose leur usage en arbitrage quand un pic interne se profile. La traçabilité de leur usage facilite le pilotage budgétaire de l'enveloppe sous-traitance.
Discutons de votre cas.
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