Vous pilotez.
Léna alerte.
Vous êtes chef·fe de projet. Votre métier, c'est arbitrer, décider, débloquer. Pas tenir un Gantt à jour à la main et identifier les dérives en retard.
Pilotageby Xqria
Léna veille sur l'avancement de chacun de vos projets. Délai consommé, budget engagé, livrables produits, elle alerte avant que les dérives ne deviennent visibles, et propose des correctifs chiffrés avant que ça ne coûte cher.
Essai non engageant · ~30 secondes · 100 % RGPD
Voici ce que vous verrez chaque jour.
Conseil Premier
Cabinet conseil · 76 salariés · Paris
- Mission Acme · 60 % consommé · 45 % livréDérive +15 j
- Audit Beta Corp · 40 % consommé · 42 % livréÀ l'heure
- Plan Gamma SAS · 90 % consommé · 95 % livréSous budget
Vérification automatique · interface administrateur.
Xqria · Multi-tenant isolé · Hébergement France
Aperçu · interface admin Pilotage by Xqria
Pourquoi c'est non négociable.
70 % des projets en TPE/PME se terminent en retard ou hors budget
Wellingtone 2024
Une dérive détectée à 25 % d'avancement coûte 5× moins cher à corriger qu'à 75 %
75 % des dérives auraient pu être anticipées par un suivi hebdomadaire
Temps moyen passé en pilotage par un dirigeant TPE/PME : 6 h / semaine
Cinq choses, automatisées.
- 01Connexion à vos outils PM (Notion, Asana, Trello, Jira, Linear, Monday)
- 02Connexion à votre time tracker (Toggl, Harvest, Clockify, Tempo)
- 03Calcul d'avancement réel vs prévu, jalon par jalon
- 04Alertes automatiques en cas de dérive délai, budget ou scope
- 05Synthèse hebdo automatique pour direction et clients
Trois étapes, jamais plus.
Connexion
Léna se branche sur vos outils PM, time tracking et compta. Configuration unique.
Suivi
Calcul continu d'avancement réel vs plan. Comparaison budget consommé / livrables produits.
Alertes
Dérive détectée → notification + recommandation chiffrée pour rectifier.
Le pilotage projet, sous-investi parce qu'invisible quand il marche
Le pilotage projet est paradoxal : il ne se voit que quand il manque. Une PME qui pilote bien ses douze projets en parallèle apparaît comme "naturellement bien organisée". Une PME qui pilote mal ses huit projets en parallèle vit en mode pompier permanent, à courir après les jalons manqués et les budgets explosés. Pourtant, c'est rarement la qualité des équipes ou la difficulté des missions qui fait la différence. C'est la régularité du suivi.
Selon l'étude Wellingtone State of Project Management 2024, 70 % des projets en PME se terminent en retard, hors budget, ou hors scope. Pour ces 70 %, dans une majorité de cas, la dérive aurait été détectable au quart d'avancement avec un suivi hebdomadaire structuré. Le coût du correctif à 25 % d'avancement est en moyenne cinq fois inférieur au coût du correctif à 75 %, parce que les arbitrages restent ouverts.
Léna ramène le pilotage à un acte de quinze minutes par semaine. L'agent agrège automatiquement les données de vos outils (PM, time tracking, comptabilité), calcule l'avancement réel par projet, le compare au plan, détecte les dérives en formation, et vous remonte uniquement les projets qui méritent votre attention. Vous gagnez du temps et perdez moins d'argent.
Méthodes de pilotage et obligations contractuelles
Sur le plan méthodologique, le pilotage projet repose sur deux référentiels reconnus. Le premier est l'Earned Value Management (EVM), méthode normalisée ISO 21508 qui croise trois grandeurs : la valeur planifiée (PV, ce qu'on devait avoir produit à date), la valeur acquise (EV, ce qu'on a effectivement produit), et le coût réel (AC, ce que ça nous a coûté). Le ratio EV/PV donne l'écart-planning, le ratio EV/AC donne l'écart-coût. Ces deux ratios sont les premiers signaux de dérive.
Le second référentiel est le set d'indicateurs PMI : Schedule Performance Index, Cost Performance Index, To-Complete Performance Index. Ces ratios sont calculés en continu et permettent une projection sur la fin de projet (Estimate at Completion). Une PME qui ne calcule pas ces indicateurs pilote à l'aveugle, elle voit la dérive quand elle est consommée, jamais quand elle se forme.
Sur le plan contractuel, le pilotage est presque toujours encadré par des clauses de pénalité de retard. L'article 1231-5 du Code civil permet aux parties de stipuler une indemnité forfaitaire en cas d'inexécution. Ces pénalités sont juridiquement encadrées (la jurisprudence permet leur modération si elles sont manifestement excessives), mais en pratique, leur seule existence pèse sur la trésorerie : un retard de quinze jours sur un projet à 80 000 € peut coûter 4 000 € à 8 000 €. Détecter cette dérive trois semaines avant l'échéance plutôt que le jour J change radicalement l'équation.
Comment Léna pilote vos projets en continu
L'agent commence par cartographier vos sources de données. Côté plan : votre outil de gestion de projet (Notion, Asana, Trello, Jira, Linear, Monday, connecteurs natifs) qui contient les jalons, les livrables et les estimations. Côté réalisé : votre time tracker (Toggl, Harvest, Clockify, Tempo, Everhour) qui agrège les heures effectivement passées. Côté financier : votre logiciel comptable ou de facturation pour le budget consommé.
Léna calcule en continu, projet par projet, les indicateurs EVM. La synchronisation est horaire pour les outils API natifs, journalière pour les outils synchronisés en webhook. Une dérive identifiée déclenche une alerte calibrée : seuil bas (information), seuil moyen (notification email + recommandation), seuil haut (alerte immédiate avec proposition d'arbitrage chiffré). Vous décidez du niveau de granularité par projet.
L'agent produit également une synthèse hebdomadaire automatique chaque lundi matin, avec un format adapté à votre rôle : pour le dirigeant, vue agrégée par marge consolidée ; pour le chef de projet, vue détaillée par jalon ; pour le client, version épurée orientée livrables. Vous économisez la réunion de comité projet hebdomadaire.
L'effet sur la rentabilité projet
Sur les déploiements pilotes en cabinet conseil et agence design, la marge moyenne par projet a progressé de 4 à 7 points sur le premier semestre suivant la mise en service. Le mécanisme : moins de dérives non anticipées, donc moins d'heures sur-livrées non facturées, donc plus de marge nette à carnet de commandes égal.
Effet collatéral mesuré : la qualité de la relation client s'améliore quand le client est informé des dérives en amont, avec un correctif proposé, plutôt qu'en aval, avec un fait accompli. Plusieurs pilotes ont rapporté une amélioration sensible du NPS client sur les six premiers mois.
Questions fréquentes.
Quels outils PM Léna intègre-t-elle ?
Connecteurs natifs : Notion, Asana, Trello, Jira, Linear, Monday, ClickUp, Wrike. Pour les outils sans connecteur natif, l'intégration via API publique est possible (typiquement deux à trois jours de configuration). Si votre outil n'a pas d'API, l'export CSV programmé fonctionne aussi.
Comment l'agent calcule-t-il l'avancement réel ?
Trois sources combinées : l'avancement déclaré dans l'outil PM (souvent biaisé par optimisme), les heures consommées dans le time tracker (objectif), et les livrables effectivement produits (validation binaire par jalon). L'agent recoupe les trois pour produire un avancement consolidé moins manipulable.
Que se passe-t-il si mes équipes ne tiennent pas le time tracker ?
C'est le cas le plus fréquent en TPE/PME. Léna détecte les manques de saisie, alerte les retardataires (notification gentille à J+1, alerte plus ferme à J+3), et fournit au dirigeant un dashboard du taux de complétude. À défaut de time tracking complet, l'agent peut estimer à partir des intégrations Slack/Teams (présence en réunion projet), moins précis mais utilisable.
Léna gère-t-elle les portefeuilles multi-projets ?
Oui, c'est même son terrain de prédilection. La vue portefeuille agrège les indicateurs EVM sur tous vos projets actifs, identifie les surcharges potentielles (équipe sur-engagée), et permet l'arbitrage : quel projet ralentir si on accepte celui-ci ?
L'agent peut-il piloter des projets agiles (sprints) ?
Oui, avec une adaptation : sur les projets agiles, les indicateurs EVM classiques sont remplacés par velocity, burn-down chart, et taux de complétude par sprint. Léna bascule automatiquement entre mode classique et mode agile selon la nature du projet (détection automatique depuis l'outil PM).
Les alertes sont-elles paramétrables ?
Entièrement. Vous fixez les seuils par projet (par exemple : alerte si dérive coût > 8 % ou dérive délai > 5 jours), le canal de notification (email, Slack, Teams), et les destinataires. Les comptes stratégiques peuvent bénéficier d'alertes plus précoces que les projets internes.
Que voit le client si je le connecte ?
Vous décidez. Léna génère un portail client en lecture seule avec uniquement les indicateurs que vous choisissez de partager : avancement par jalon, livrables produits, prochaines échéances. Les indicateurs internes (marge, time tracking) restent invisibles côté client. C'est un outil de transparence maîtrisée, pas un open-book.
Discutons de votre cas.
30 minutes en visio, on audit votre process actuel, on chiffre l'agent Pilotage pour votre structure. Gratuit, sans engagement.